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安徽省电子文件归档管理暂行办法

发布者:肖凡通告时间:2019-07-18浏览次数:4

主要章  总则

主要枝 为标准我省电子文件归档与管理工作,保护电子文件的真正、使得、竞争性,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《安徽省档案条例》以及国家大香蕉青青草视频电子文件管理的有关规定、专业,重组本省实际情形,制订本办法。

其次枝 资产办法规定了各单位在财务活动中产生之,具有保存价值的电子文件的演进、募集、积累、评议、归档、管理、使用的规格、办法和要求。我省各机关、集体、集团公司、事业单位和其它社会团体(其次称各单位)都应根据资金办法,搞好电子文件归档管理工作。

先后三枝 资产办法所称电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、光盘、碟片等载体,依托计算机等数字设备阅读、拍卖,并可在打电话网络上传送的公文。

资产办法所称的电子文件是电子文件的一种,专指各单位通过合并部署的电子文件处理系统形成的具有规范格式的文件的电子数据。

先后四枝 各国档案行政管制机构各负其责对本行政区域内电子文件归档管理工作实施计划、和谐和监理、提醒。增强与有关机关通力合作,确立全面与各单位的提示和沟通制度,适时协商解决电子文件归档管理中出现的题目。

先后五枝电子文件归档管理工作应遵守以下原则:

(一)集中统一管理规范。各单位形成处理的各项电子文件均应由资产单位文书处理部门联合收集管理;应归档保存的各族电子文件,经规范整理后,移交本单位档案部门集中管理。

(二)全程管理规范。各单位应树立全面各项工作制度和工作程序,重组各种艺术措施的采用,其次电子文件产生开始,直到被永久保存或销毁,不间歇地对有关处理操作进行管理登记,实践全程控制和保管。计算机系统运行和信息处理等经过中形成或涉及的有关电子文件处理的天文数字、管理数据等应同电子文件一同归档保存。

(三)前者控制标准。在电子文件管理系统之宏图阶段就要充分考虑电子文件生命周期各个阶段的管制要求,在电子文件形成处理阶段考虑电子文件归档管理和长远保管的要求。

(四)真正保障条件。利用措施确保电子文件的情节、布局和前景信息经过传输、搬迁后依然保持不变,与形成时的本来面目状态一致。

(五)电子、种质文件并存原则。电子文件形成单位应将具有保存价值的电子文件输出制成纸质公文与电子文件一同归档保存,并准确标识它们之间的沟通。


其次章  电子文件归档管理系统

先后六枝 各单位应把电子文件输入本单位文件管理体系,把电子文件的库存管理工作纳入本单位信息化建设工作体系,步入本单位办事自动化系统,并成立全面各项管理制度,逐步树立起正确的电子文件管理系统。

先后七枝 各单位办事自动化系统或电子文件管理系统应符合国家有关文件处理管理规定,并设置如下功能,合同电子文件真实性、竞争性、使得:

(一)安装相关功能,满足电子文件归档与管理要求。

(二)规划完整的义务体系,确保电子文件从转变、拍卖到归档管理每个环节都有保护其实际、竞争性的法人。

(三)采取相应技术,确保电子文件真实性、竞争性。

对现代化的图书、数字签章等利用防止非法使用的办法。

对具有凭证作用的电子文件逐页加注可靠的拱坝错漏和堤坝调换的标志。

对电子文件的操作者进行严格的位置识别与权限控制,并动用严厉的安全措施,合同电子文件不把非正常改动。

对在网络系统中处于流转状态,暂时无法认定他管理义务的电子文件,应运用捕获措施,集中储存在符合安全要求的电子文件暂存存储器中,以防散失。

(四)安装符合安全要求的借鉴日志,实时自动记录实施操作的口、岁月、设施、品种、情节等。

(五)利用相应技术措施采集电子文件的全景信息和元数据,注册文件起草者、修改者、审查者、签发者等处理过程中相互衔接的各项责任者,书法者、公报者、公报者、存储管理者等各项操作者,批示、签字、图书、代码等义务凭证信息,以及电子文件传递、连片过程中的其他标识,确立完全的电子文件元数据库。

(六)安装数据备份和数量导出功能。

(七)安装足够容量、安全的表面存储器,随时存放处理完毕应归档保存的电子文件。

(八)具有针对自然灾害、地下访问、地下操作、病毒侵害等利用的与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。

先后八枝 各单位办事自动化系统中的或单独的电子文件归档管理系统应通过示范区物价局组织的规范验收。

先后九枝 各单位应树立电子文件形成、募集、积累、整治归档的职务责任体系,合同电子文件从形成、募集、积累到归档管理,都有专人负责。

(一)电子文件的演进制造质量由文件的起草者、审查者、签发者、缮印者负责。

(二)单位文书处理部门、各业务单位或项目组应指定专人负责本部门、资产项目形成的电子文件的搜集、积累和整治归档工作。

(三)单位档案部门应参与和指导本单位电子文件的演进、拍卖、募集和归档等各工作环节。


先后三章  电子文件收集与积累

先后十枝 各单位应根据国家有关规定制定本单位的电子文件归档范围。凡是反映本单位办事活动,具有查考利用价值的电子文件都应收集归档。切实包括如下几种类型:

(一)文本文件:用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。项目代码为T

(二)多少文件:用电脑软件系统开展信息处理等经过中形成的各族管理数据、数等。项目代码为D

(三)计算机程序文件:微机应用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支持软件和应用软件的源程序及其开发、编译工具。项目代码为P

(四)图表文件:采取电脑辅助设计或绘图获得到的常态图形文件。项目代码为G

(五)图像文件:采取扫描仪、数据相机等设施转移的常态图像文件。项目代码为I

 (六)肖像文件:穿越计算机影像处理技术形成的记录影像的公文。项目代码为V

 (七)动静文件:穿越计算机声音处理技术形成的记录声音的公文。项目代码为A

 (八)超媒体链结文件:用电脑超媒体链结技术制造的公文。项目代码为O

先后十一枝 各单位档案人员应增强对电子文件收集积累工作之监察和指导,合同应归档电子文件的齐全、准确、完全、使得。

(一)电子文件正本(稿本代码F)及其背景信息、元数据应一同收集。电子文件形成单位应同时收集其定稿(稿本代码M),任何电子文件可以根据要求确定是否收集其定稿及历次修改稿。电子文件正本应收集两套。

(二)顶公务或其它作业处理过程只产生电子文件时,有道是采取严厉的安全措施,合同电子文件不把非正常改动。同时应当随时对电子文件进行小修,存储在脱机保存的载体上。

税务处理过程形成电子文件同时又形成纸质等其它形式文件,应同时收集其相应的其它形式文件一同归档,并保证它们在情节及相关说明、叙述上完整一致。

具有不可磨灭和长远保存价值的文件或图像、图表形式的电子文件应制成纸质文件或缩微品等,同步收集。

(三)单位形成的同一类型的电子文件格式应统一。文本文件推荐采用XML分立式,当下得以收集PDFRTFTXT分立式文档;图像文件推荐采用TIFFJPEG分立式;视频或多媒体文件推荐采用MPEGAVI分立式;动静文件推荐采用MP3WAV分立式。各专业电子文件的军用格式,由省档案局会同有关规范主管单位认定。

合同格式的电子文件,各单位应收集一套形成或支持该格式电子文件的军用软件及他相关参数手册、表明资料等。突出的力不从心转换为通用格式的电子文件,应同时收集其独特的硬件环境、调减算法和其它相关数据。

(四)对只有电子签章的电子文件,募集时应附加具有法律效力的非电子签章,以保证电子文件的证据作用。对利用可靠电子签名的数额电文,不需要再度签名确认。

(五)募集起来的电子文件应设置为只读状态,并存储在一定的载体上,脱机保存。先后登记《电子文件登记表》(品种及格式参见GB/T188942002),与电子文件一同保存。《电子文件登记表》可以由计算机系统生成,但归档时应输出一份纸质登记表。

(六)电子文件在形成、接到时就要制作备份。在文件流转的每一个环节,只要发生过信息变化的,都应制作备份。对已经办理完毕的电子文件,不管有没有归档,都要定期制作备份。

先后四章  电子文件整理归档

先后十二枝 电子文件归档可以利用物理归档或逻辑归档两种方法。贯彻办公自动化的单位,应采取逻辑归档与物理归档相结合的点子,在文件办理完毕后,现阶段进行逻辑归档;根据单位的库存制度,为期将已逻辑归档的电子文件下载到脱机保管的载体上,向档案部门开展物理归档。

先后十三枝 电子文件归档前应当开展归档鉴定,对电子文件的真正、竞争性、使得进行检查和审查,确认密级和管理期限。

(一)与纸质文件核对内容、签章,审查电子文件收发登记表、借鉴日志及相关的记录项目等,确认电子文件及相关的消息和软件无缺损且未被非正常改动,电子文件与应有的钢质文件内容及他表现形式一致,拍卖过程无差错。

(二)按照国家大香蕉青青草视频文件材料归档的有关规定判定电子文件是否应当归档。

(三)根据国家大香蕉青青草视频档案管理期限的有关规定判定应归档电子文件的管理期限,该电子文件的全景信息和元数据的管理期限应当与内容信息的管理期限一致。

(四)根据国家大香蕉青青草视频文件材料保密规定标准划定电子文件的密级。

(五)对归档电子文件的骨干技能标准进行监测,检测各电子文件所依赖的软件环境的有用、硬件环境的有用及他信息记录格式、有现代化病毒感染等。

(六)填写《归档电子文件移交、接到检验登记表》(分立式见GB/T188942002)有关内容。

先后十四枝 归档电子文件应区分全宗,以件为单位开展整理。CAD电子文件整理按照《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T176781999)规定,成分项目展开整理。任何门类的电子文件按照《电子文件归档与管理标准》(GB/T188942002)规定,在全宗内区分年度、管理期限、单位(题目),或只区分年度、管理期限,按电子文件类别相对集中,脱机存储在一次写光盘、硬盘、光盘等载体上,并达到如下要求:

(一)归档电子文件应逐件进行著录(记录项目参照DA/T181999《档案著录规则》),并按照保证电子文件真实性、竞争性和有效的要求补充电子文件特有的记录项目和法人、操作者、前景信息、元数据等其它标识,形成归档电子文件机读目录和纸质目录。目录中的记录要与归档电子文件实现一对一的永恒链接。

(二)归档电子文件载体应按《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T176781999)规定的消息结构组织数据,每个存储载体根目录下应设置说明文件、记录文件和电子文件子目录、任何文件子目录等。

(三)突出格式的电子文件应在同一载体中存有相应的查看软件。

(四)解密已加密的电子文件。必须加密归档的电子文件应将她解密软件和说明文件单独存放。

(五)归档电子文件载体应一式3套,一套封存保管(A),一套供查阅使用(B),一套寄存到同级国家综合档案馆(C)。

(六)存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上注明全宗号、目录号、载体序号、套别、密级、管理期限、盘内文件起止时间、立档单位称号、盘内存储电子文件的严重性内容等。

(七)以存储载体为单位制造纸质的《归档电子文件登记表》首页(品种及格式见GB/T188942002),以件为单位著录形成纸质《归档电子文件登记表》续页(品种及格式见GB/T188942002)。

先后十五枝 单位档案部门在接到归档电子文件时,有道是对电子文件及他载体、艺术条件进行检查,检察载体有现代化痕迹,是不是清洁;有现代化病毒;核实归档电子文件的真正、竞争性、使得检验及审核手续是否完备;核实登记表、硬件、表明资料等是否齐全;对新鲜格式的电子文件,有道是核实其相关的硬件、本版、借鉴手册等是否完整。不符合归档要求的发回归档部门开展改正。符合归档要求的,实施交接手续,成功《归档电子文件移交、接到检验登记表》(品种及格式见GB/T188942002)一式两份,连片双方各执一份。


先后五章   归档电子文件保管利用

先后十六条 各单位应根据资金单位电子文件管理需要,为档案部门布置光盘刻录机、磁带机、扫描仪和高性能的微机或单独的传感器等设施,满足电子文件归档整理、存储加工、管理利用的要求。

单位档案部门均应配备专用的电子文件柜,有条件的单位应建造标准的电子文件库房,集中存放保管归档电子文件。

先后十七枝 各单位档案部门应运用措施,确保归档电子文件安全保管。除符合纸质档案的要求外,还应有符合下列条件:

(一)存储载体应作防写处理。

(二)借鉴时应避免擦、划、触摸存储载体的记录涂层。

(三)一派片载体应当装盒,竖立存放,避免挤压。

(四)环境温度保持在 17℃— 20℃之间,相对湿度保持在35%45%之间。

(五)存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。

处在收集积累阶段的电子文件的管理,也应参考上述要求开展。

先后十八枝各单位档案部门应运用措施,保护归档电子文件的有用。

(一)年年岁岁平均应对归档电子文件的读取、拍卖设备的创新情况进行一次检查登记。设施环境更新时应当肯定库存归档电子文件载体与新装置的结构性。如不兼容,应进行迁移,并填写《归档电子文件迁移登记表》(品种、分立式见GB/T188942002)。原载体应继续保存4年。

(二)冷水性载体每满2年、碟片每满4年开展一次抽样机读检验。抽样率不低于10%,如觉察问题应适时恢复、转存。

(三)对磁性载体上的库存电子文件,有道是每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

先后十九枝各单位应树立全面电子文件查阅利用制度,按照国家有关保密规定,采取专门的技巧和方式,确保归档电子文件的平安有效利用。

未经审批同意,其余单位或者个人不同意复制电子文件。

利用时应采取拷贝件,归档电子文件的保存载体不得提供利用。

贯彻办公自动化的单位,可以通过计算机网络进行网上利用。具有保密要求的库存电子文件上网时应符合国家或单位有关保密的规定,要有稳妥的平安保密措施,合同利用者遵守保密规定,在权限规定范围之内安全使用。

其次十枝各单位应树立档案鉴定工作小组,按照国家有关档案鉴定的规定,适时对已到期的库存电子文件进行价值鉴定。经鉴定确无保存价值的电子文件,应按规定程序,由资产单位主要官员签字后,报经档案行政管制机构审批同意,可以销毁。属于保密范围之电子文件被销毁时,应连同其存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

其次十一枝各单位应适时对归档电子文件的收取、管理、使用和评议销毁等景象进行统计分析,针对发现的题目,提起改进措施,不断完善电子文件管理工作。

先后六章  电子文件送交、寄存、列馆

其次十二枝 各国党政机关应根据规定,名将现行的已公开的电子文件通过移交载体或者网上传输等办法及时报送同级国家综合档案馆。

其次十三枝 各单位应于年年6这天以前根据要求,名将整理好的上一年度归档电子文件送同级国家综合档案馆寄存一套。

其次十四枝 各单位应按照国家大香蕉青青草视频档案进馆有关规定,名将归档电子文件与其它门类档案一同移交进馆。如果单位不具备归档电子文件基本保管条件,可以申请提前进馆。切实方式由各地根据当地实际确定。

其次十五枝 各国国家综合档案馆应树立正式的电子档案库房,布局相应的管理设施,完善各项工作制度,深化管理与维护,确保馆藏电子文件的平安、使得。

先后七章    

其次十六条 资产办法由湖北省财政局负责解释。

其次十七枝 资产办法自公布的日起施行。